Assistenz GL / Backoffice

True North Labs in East Switzerland

2020-10-15

Contact

Richard Reavley
hello@truenorthlabs.ch


Function

Chemical industry
Administration, Full time

Offering Equity

No

Wir unterscheiden uns von anderen Fertigungsunternehmen und wir moechten, dass Sie sich unserem Team anschliessen! Bei True North Labs werden wir von der Heilkraft der Pflanzenmedizin angetrieben. In unserem hochmodernen lizenzierten Labor in Pfyn erfüllen wir unsere Mission, rückverfolgbare Cannabisextrakte bereitzustellen, die mit wissenschaftlich fortschrittlichen Methoden hergestellt wurden. Wir sind eine vielfältige Gruppe von Einzelpersonen, die aus einer Vielzahl von Branchen, Hintergründen und Erfahrungen stammen. Unser Unternehmen basiert auf einer Kultur, in der jeder wirklich sich selbst sein kann. Dies ist unsere Priorität bei True North und inspiriert unser Engagement für Qualität und Innovation auf dem globalen Markt.   Als Verwaltungsassistent spielen Sie eine wichtige, praktische Rolle und bieten unserem Führungsteam wertvolle Unterstützung mit Urteilsvermögen und Diskretion. Sie sollten ergebnisorientiert, sympathisch, hilfsbereit, kreativ und in der Lage sein, Arbeitsabläufe und Zeitpläne effektiv zu priorisieren, sowie die Fähigkeit, eine ruhige Gelassenheit zu bewahren und unabhängiges Denken anzuwenden, während Sie eine Position des hilfreichen Dienstes beibehalten. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, werden Sie den Arbeitsstil des Unternehmers verstehen, Sie werden nicht schüchtern sein, Risiken einzugehen und etwas Neues auszuprobieren. Sie erkennen, dass wir ein schnell wachsendes, fortschrittliches Unternehmen sind. Sie werden durch den Erfolg Ihrer Arbeit, eine verbesserte Ausbildung, eine unterstützende Grundlage belohnt und sehen die Position als Chance, Ihr eigenes Wissen und Ihre Erfahrung zu erweitern. Wir arbeiten in einem schnelllebigen Umfeld, in dem wir etwas Wesentliches aufbauen. Andere Aufgaben können von Zeit zu Zeit / meistens auftreten und als Team bemühen wir uns, uns gegenseitig zu unterstützen.   Wichtige Funktionen • Seien Sie das Gesicht und der erste Ansprechpartner für unsere Kunden und Besucher • Pflegen Sie die Bürodienste. Organisation von Bürovorgängen und -verfahren, Kontrolle der Korrespondenz, Entwurf von Ablagesystemen, Überprüfung und Genehmigung von Lieferanforderungen sowie Zuweisung und Überwachung von Bürofunktionen. • Interne und externe Kommunikation, Telefon, E-Mail, Post • Definieren und pflegen Sie Verfahren zur Aufbewahrung, zum Schutz, zum Abrufen und zur Übertragung von Aufzeichnungen. • Entwerfen und Implementieren von Bürorichtlinien durch Festlegen von Standards und Verfahren, Messen der Ergebnisse anhand von Standards und Vornehmen der erforderlichen Anpassungen. • Vervollständigen Sie die betrieblichen Anforderungen, indem Sie Mitarbeiter planen und zuweisen und die Arbeitsergebnisse verfolgen. • Halten Sie das Management auf dem Laufenden, indem Sie spezielle Berichte überprüfen und analysieren, Informationen zusammenfassen und Trends identifizieren. • Schnittstelle zu einer Vielzahl unterschiedlicher Kunden und Lieferanten, Landwirten, Erzeugern, Produzenten, Einzelhändlern und Herstellern sowie Ausrüstungslieferanten, Beratern, Regierungs- und Kantonsverwaltern. • Besprechung von Verträgen mit Kunden in Deutsch, Französisch oder Englisch (oder anderen) Gewünschte Fähigkeiten • Solide schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch • Fähigkeit, einfallsreich und proaktiv zu sein, wenn Probleme auftreten • Hervorragende organisatorische Fähigkeiten • Einstellung zum Kundenservice • Die Office Management-Zertifizierung ist von Vorteil • Kenntnisse in Microsoft Office Suite • Fähigkeit, Verkaufs- und Lieferverträge zu überprüfen, zu organisieren, zu diskutieren und zu verstehen • Fähigkeit, professionell und effektiv mit Kunden, einschließlich internationaler Kunden, in Kontakt zu treten   Vorkenntnisse • Erfahrung in einer administrativen Rolle von wesentlicher Bedeutung • Erfahrung in der medizinischen oder pharmazeutischen Industrie von Vorteil

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